Charges locatives : comment définir le montant ?

En complément du loyer, le locataire doit verser au locataire, en plus du loyer, un montant correspondant aux charges locatives. Ces charges peuvent être prévues dans le contrat de location. Elles sont soumises à des dispositions fiscales spécifiques et peuvent être déterminées de deux manières. Si vous souhaitez en savoir plus, j’ai préparé ce topique qui fournit la liste des locatives sur les maisons et les copropriétés. Vous verrez aussi la meilleure façon de procéder afin de déterminer les charges locatives pour créer une situation équitable avec vos locataires.

Les charges locatives sur les biens immobiliers

Un logement mis en location est soumis à diverses charges que vous en tant que propriétaire devez régler vous-même. Mais, vous pourrez demander un remboursement auprès de vos locataires en justifiant le montant à payer. Dans ce cas, on parle de charge locative ou charge « récupérable ».

Les charges locatives en général

On distingue trois types de charges locatives sur les maisons et les copropriétés :

• Les services offerts aux locataires,
• Les dépenses de réparations
• Et les dépenses d’entretien courant.

Ces charges locatives comprennent :

• L’approvisionnement en eau et chauffage collectif.
• Les services de déplacement dans le local.
• Les services pour l’hygiène et la propreté.
• Les installations individuelles.
• Les installations communes.
• Et les espaces communes.

En plus de tout cela s’ajoutent le droit de bail, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et la taxe de balayage.

Les charges locatives sur les maisons individuelles

Les maisons individuelles sont les constructions de faible superficie comportant deux logements (selon le Conseil d’État). Pour ce type d’habitation, vous n’êtes pas dans l’obligation de faire figurer les charges locatives sur le contrat de bail. Cependant, pour éviter qu’il y ait un malentendu, vous pouvez les communiquer au locataire avant la signature du contrat.

Les charges locatives dans les immeubles collectifs

Dans le cas d’un immeuble collectif où il y a plusieurs copropriétaires, vous devez vous baser sur les charges de copropriété ainsi que les taxes locales qui ont été payées l’année précédente pour calculer les charges locatives que vous pourrez récupérer auprès de votre locataire. Celles-ci figurent sur l’arrêté des comptes annuels que le syndic vous fait parvenir chaque année.

Bon à savoir : les frais concernant les installations et services spécifiques ne doivent concerner votre locataire que s’il en profite.

Le paiement des charges locatives

La règle est simple : c’est celui à qui profite la dépense qui doit régler le montant à payer. Si la dépense profite directement au locataire, alors vous êtes en droit de récupérer les charges.

Pour plus de clarté, voici ce que dicte la loi sur les charges récupérables en référence au décret n° 87-713 du 26 août 1987 :

• Sont à la charge du locataire les installations individuelles concernant l’approvisionnement en eau et en dispositifs de chauffage ainsi que la taxe pour l’habitation, l’enlèvement des ordures ménagères, le balayage et l’assainissement.
• Sont uniquement à la charge du propriétaire les charges concernant les dispositifs de sécurité, les honoraires du syndic (pour une copropriété), l’assurance de l’immeuble ainsi que la taxe foncière.

Pour certaines charges, les deux parties participent au règlement des frais. En général, le locataire n’est tenu de payer que pour les petits travaux de réparations concernant les ascenseurs et les monte-charges, pour l’approvisionnement en eau et les dispositifs de chauffage dans les parties communes. Vous ne pouvez pas récupérer les dépenses sur les gros œuvres, les dépenses d’entretien de façades et les frais de détermitage, désinsectisation, dératisation, etc.

Bon à savoir : les charges locatives au sein d’une copropriété sont réparties en fonction de la quote-part détenue par chaque propriétaire. Le montant à payer dépendra donc de la surface détenue, de la disposition de l’appartement, des services et équipements au nom du propriétaire.

Comment définir équitablement le montant des charges locatives ?

Les charges locatives laissent souvent les investisseurs en immobilier locatif sans voix. Ces dépenses ne peuvent être définies qu’approximativement avant l’acquisition. Et c’est la même chose pour le locataire, si le contrat de location ne fait pas mention de toutes les charges relatives à l’occupation du logement. Pour donner plus de transparence à cette situation et ne pas créer un déficit au niveau de votre locative, voici comment vous pouvez déterminer les charges récupérables auprès de votre propriétaire.

Mais avant tout, sachez que le contrat de bail doit mentionner de façon bien distincte le loyer hors charges ainsi que les charges locatives.

Charges locatives forfaitaires ou charges réelles

Avec une location vide, vous ne pouvez récupérer que les charges réelles. Pour une location meublée, vous pouvez récupérer les charges de deux manières :

• Le montant des charges est fixé dans le contrat de bail de manière à créer une situation équitable entre vous et votre locataire, on parle alors de charges locatives forfaitaires. Ce mode de détermination vous évite de faire un décompte des charges chaque année.
• Les charges locatives sont déterminées en fonction des charges locatives de l’année précédente, on parle de provisions pour charges locatives réelles. L’ensemble des charges de l’année précédente est divisé par 12 et le locataire devra régler cette provision chaque mois. En cas d’excédent, vous ou votre locataire devrez régler la différence.

Régularisation annuelle des charges locatives

Vous pouvez régulariser les charges locatives une fois par an (ou 4 fois par an dans le cas d’une copropriété) avant d’envoyer le décompte annuel au locataire. C’est pourquoi vous vous devez de garder les justificatifs des dépenses de réparations et d’entretien ainsi que les dépenses relatives aux services mis à la disposition du locataire (enlèvement des ordures…) afin de justifier le montant des charges locatives. Dans les immeubles collectifs, le décompte annuel doit contenir le mode de répartition des charges entre les copropriétaires. Le locataire peut vous demander les pièces justificatives de ces charges dans les six mois qui suivent et réclamer un remboursement en cas de trop-perçu. Par contre, si les sommes payées par les locataires sont insuffisantes, vous pouvez récupérer ce qui manque et revoir à la hausse les charges locatives de l’année suivante.

Bon à savoir : si votre locataire part alors que vous ne disposez pas encore de l’arrêté des comptes annuels, vous pouvez conserver jusqu’à 20 % du montant du dépôt de garantie en attendant la régularisation annuelle des charges locatives.